Deze week volgde ik een interessante webinar van Studytube met als titel “Til je onboarding naar een hoger niveau!” De webinar werd geleid door Robbert de Haan en de gastsprekers waren Kirsten de Roo en Ebony Elshot – Oosterhoff.
Steeds vaker vertrekken nieuwe medewerkers eerder uit een organisatie dan gewenst. Hoe komt dit?
Een mogelijke verklaring is het toetreden op de arbeidsmarkt van nieuwe generaties, die met andere verwachtingen aan een nieuwe baan beginnen. Deze generaties hebben werkgeluk hoog in het vaandel staan. Zij verwachten een warme en zachte landing bij de nieuwe werkgever, autonomie om het werk zelfstandig in te delen en daarbij passend leiderschap. En ook willen nieuwe medewerkers de ruimte om het werk op hun eigen tempo eigen te maken. Als redenen voor eerdere uitstroom worden genoemd (Hollink, sd):
- Te weinig betrokkenheid van leidinggevenden;
- Te veel overwerken;
- Onvoldoende belonen van prestaties;
- Gebrekkige interne communicatie;
- Afspraak is geen afspraak;
- Niet investeren in opleiding en ontwikkeling;
- Te weinig vertrouwen;
- Verkeerde rolmodellen onder leidinggevenden;
- Beloftes, gemaakt bij aanname, worden niet waar gemaakt.
Onboarding is als onderdeel van de Employee Journey een belangrijke fase in de HR LifeCycle (Figuur 1).
Het eerste jaar kan worden gezien als een belangrijk jaar voor de socialisatie van nieuwkomers. Stap voor stap integreren zij in de organisatie, leren ze de rol kennen, en leren zij de (sociale) omgeving kennen. Dit noemen we onboarding; het proces waarin nieuwkomers zich aanpassen van ‘outsider’ naar ‘insider’ (Kikkers, 2021).
Cruciaal voor een succesvolle onboarding is de interactie met bestaande medewerkers binnen de organisatie en het opbouwen van een netwerk. Vooral socialisatiehulpen als leidinggevenden en collega’s kunnen het verschil maken. Organisaties gaan immers naast een arbeidscontract ook een psychologisch contract met nieuwe medewerkers aan.
Het inzetten van een mentor wordt nog niet vaak toegepast in de onboarding. Een mentor heeft toegevoegde waarde voor de nieuwe medewerker en voor de organisatie als geheel. Een mentor is een aanvulling in de socialisatie en vervangt niet de rol van een leidinggevende of collega’s, maar kan wel taken overnemen, versterken, verbinden en rollen invullen die blijven liggen.
De onboarding neemt maximaal een jaar in beslag, maar gebruikelijker is een periode van drie tot zes maanden. De mentorrelatie is van groot belang; er moet een klik zijn tussen de mentor en de nieuwkomer. Daarnaast is een zekere regelmaat van afspraken tussen nieuwkomer en mentor/leidinggevende belangrijk.
Organisatorische aspecten komen ook aan bod, zoals tijd, materiaal, digitale ondersteuning en organisatie van het buddysysteem en de mentoring. Deze aspecten worden opgenomen in het onboardingsproces.
Het stroomlijnen van de onboarding
Maar hoe ziet het onboardingsproces er precies uit? Dit verschilt vaak per organisatie en hangt af van de bedrijfsgrootte, branche en bedrijfscultuur. Je kunt aan de hand van een aantal onderwerpen bepalen wat er nodig is om van de onboarding een succes te maken. Je kunt dan denken aan verbinding met het team en overige collega’s, inzicht in de bedrijfscultuur, de regels binnen een organisatie en de verheldering van werkwijzen en verwachtingen (Van Lier, 2022).
Een goede onboarding heeft als voordeel dat iedere nieuwkomer voor een groot deel dezelfde kennis en kunde wordt bijgebracht over een organisatie. Ook kan de binding tussen het nieuwe talent en de organisatie vergroot worden. Een belangrijk onderwerp in deze krappe arbeidsmarkt. Van de nieuwkomers besluit 50% in de eerste zes maanden, bewust of onbewust, of ze voor een bedrijf willen blijven werken.
Goede onboarding maakt ambassadeurs van werknemers. Ze voelen zich thuis in de organisatie. Ze weten precies waar ze aan toe zijn, ze weten hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt en bouwen een band op met hun collega’s. Een goede onboarding kan dit vanaf het begin in gang zetten.
Met de krappe arbeidsmarkt en de gewenning van het online werken, kiezen steeds meer organisaties ervoor om mensen op afstand aan te nemen. Die werken dan ‘remote’, en zijn daardoor minder vaak op kantoor. Met behulp van een onboarding programma in een online leeromgeving, kun je ook deze groep nieuwkomers een warm welkom bieden. Belangrijk is dan wel om ook fysieke contact – en evaluatiemomenten in te bouwen. Daarmee wordt blended onboarding de toekomst!
Bronnen
Hollink, L. (sd). Ongewenst verloop, 9 redenen waarom medewerkers opstappen. Opgehaald van HRM in Bedrijf: https://www.hrminbedrijf.nl/ongewenst-verloop-9-redenen-waarom-goede-medewerkers-opstappen/
Kikkers, K. B. (2021). Van outsider naar insider. Een onderzoek naar de rol van mentoring in de socialisatie van nieuwkomers. Enschede.
Van Lier, C. (2022, augustus 31). Wat is onboarding en waarom is het belangrijk? Opgehaald van Studytube: https://www.studytube.nl/blog/wat-is-onboarding-en-waarom-is-het-belangrijk